Som förening får vi registrera uppgifter om namn, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration. I Sandö IBK kan det också vara nödvändigt att registrera vilka medlemmar som deltar i olika aktiviteter som föreningen arrangerar.
Fakturaunderlag med personuppgifter kommer lagras i enighet med bokföringslagen.

Personnummer får registreras när det är klart motiverat - i vårat fall för att ansöka om bidrag för denne sportutövaren. Lika så för att upprätta en licens som är försäkringsgrundande. 

Känsliga personuppgifter om klubbens medlemmar i den utsträckning det behövs för att säkerhets ställa sportutövarens speciella behov om så föreligger. Sådana uppgifter får inte lämnas ut till tredje man utan ett uttryckligt samtycke från den eller de medlemmar som berörs.

Ledarna kommer att granskas med rekommendationer av Riksidrottsförbundets i form av utdrag från belastningsregistret. Efter granskning av dokumenten kommer dom att förstöras.
Det åligger styrelsen att dokumentera avslag eller godkännande för att efterföljande styrelse skall kunna se en enkel förklaring.

Ledare kan komma att maila eller smsa ledare emellan gällande personer för att underlätta i planerandet av det dagliga ledararbetet. Lika så kan de komma att förekomma namnlistor som har syftet att underlätta i planerandet av ledararbetet. Dessa dokumenten åligger ledaren att förstöra efter säsong.  

Fotografier och videoinspelningar förekommer och dokumenteras allt enligt tryckfrihetslagen, yttrandefrihetslagen. likaså i enighet med journalistiskt innehåll och inte minst ur ett konstnärligt perspektiv. Inga upptagningar kommer på några sätt att kränka individen på dem.

Inför matcher skrivs det ut listor för att protokollföra poäng i enighet med Svenska Innebandyförbundets riktlinjer för matchspel. Dessa uppgifternas syfte är att i framtiden korrigera så att gruppernas spel blir så jämna som möjligt för att en positiv utveckling av spelarna skall ske.

Det är Sandö IBK´s styrelse som ansvarar för att medlemsuppgifterna hanteras på ett sätt som överensstämmer med personuppgiftslagen. Det förekommer även att ledarna till den sportutövande får ta del av informationen för att på ett korrekt sätt för att kunna träna individen på tillfredsställande sätt.

Insamlade uppgifter behålls i föreningen i 2 år efter godkännande.