Villkor för medlemskap hos Borås Gymnastiksällskap.

Som medlem i Borås GS och vid deltagande på föreningens aktiviteter godkänner du att Borås GS sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att föreningen ska kunna vara verksam och anordna aktiviteter. Vid anmälan till olika aktiviteter kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av vår information kring Borås GS lagring av personuppgifter. Enligt den nya dataskyddsförordningen, GDPR - behöver Borås GS informera dig som medlem och deltagare på aktiviteter om att vi lagrar dina personuppgifter. Mer information om vår integritetspolicy finns att läsa på vår hemsida, www.borasgs.se.

Information om Borås GS rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, aktiviteter och tävlingar.

Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter
Dessa uppgifter lagrar vi delvis för att registrera medlemmarnas deltagande på föreningens olika aktiviteter. Lagring av personuppgifterna sker även för att föreningen ska kunna söka olika typer av bidrag för de aktiviteter som vår ideella barn- och ungdomsförening har möjlighet att söka. I dessa ansökningar behöver Borås GS kunna redogöra för när och vilka som har deltagit på våra olika aktiviteter. Vissa av medlemmarnas deltagande på och resultat från tävlingar kan vi lägga upp vid vissa tillfällen på vår hemsida eller facebooksida, ibland tillsammans med en presentationstext och bild.

När lagrar vi personuppgifter
Borås GS lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, i medlemsregister och vid träning, evenemang samt tävlingar. Lagringen sker digitalt eller i fysisk form, som vanligtvis du fyller i. Det kan även ske när vi efterfrågar saknade uppgifter vid en aktivitet. När du lämnar personuppgifter till oss får du godkänna att vi lagrar uppgifterna.

Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på uppgifter som lagras i dokument kan vara protokoll och verksamhetsberättelsen från årsmöten.

Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med någon eller flera medlemmar i olika sammanhang. Till exempel på kontakt kan ske vid utskick av föreningsinformation, förnyelse av medlemskap, kursinformation till kursdeltagare, olika inbjudningar och utskick av PM till aktiviteter och tävlingar och i samband med resor.

I samband med Borås GS aktiviteter, tex kurser, tävlingar, prova-på, möten, evenemang, städdagar osv, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter över vårt medlemsregister som finns hos Sportadmin för klubbens medlemmar.

Vilka personuppgifter lagrar vi
De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, och registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi behöver för vårt syfte av lagringen av personuppgifter (se ovan). Vi lagrar ej uppgifter som sker genom kortbetalning!

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

På vilket sätt lagrar vi personuppgifter & vilka har tillgång till den lagrade informationen
Vi lagrar vårt material i en molntjänst men även i fysisk pappersdokumentation. De lagrade uppgifterna nås endast av klubbens styrelse, ledare, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga. Vid sökande av bidrag anges endast de uppgifter som krävs vid ansökan. Mottagaren av bidragsansökan får då även tillgång till de begränsade uppgifterna som gäller för aktuell ansökan. Uppgifter som inte behöver delges vid bidragsansökningar och lämnas till bidragsmottagaren används endast av klubbens styrelse, ledare, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga för att kontrollera att kriterierna vid bidragsansökningarna ska vara uppfyllda. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen. Vi lämnar inte någon information vidare till tredje part utöver det som angivits här ovan, utan använder endast all information inom den egna verksamheten.

Fotografering
 Vi kommer alltid att fråga om samtycke för att ta foton i samband med våra olika aktiviteter. Vi kommer även berätta för deltagarna om i vilket syfte bilden kommer att användas. I alla bilder vi tar, kommer inga personuppgifter att förekomma utan informationen kommer vara generell. Om vi skulle behöva namnge någon person så kommer vi först fråga den aktuella personen om lov. Genom att godkänna denna text så samtycker du till fotografering i denna beskrivna text.

Hur länge lagrar vi personuppgifter
Vi är framför allt styrda av regler kring bidragsansökning och genomförande av officiella tävlingar vad gäller tiden vi lagrar uppgifterna. Vi behöver spara uppgifter som vi har lagrat i 5år. Vid bidragsansökningar kan dessa uppgifter behövas för att i efterhand ska kunna kontrolleras för dess äkthet. Dokumentation och resultat från officiella tävlingar anordnade av klubben måste vi spara i 10 år för eventuell kontroll.

Revidering av denna text.
Vid olika förändringar som rör och påverkar Borås GS verksamhet kan denna text behövas revideras. Föreningen och dess verksamhet påverkas tex av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att Borås GS behöver anpassa föreningens hanterande och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.