Villkor för medlemskap och deltagande på aktiviteter i IF Lunds Karate Kyokushinkai

Som medlem i IF Lunds Karate Kyokushinkai och vid deltagande på klubbens aktiviteter godkänner du att IF Lunds Karate Kyokushinkai sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att klubben ska kunna vara verksam och anordna aktiviteter. Vid anmälan till olika aktiviteter kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av vår information kring IF Lunds Karate Kyokushinkai lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver IF Lunds Karate Kyokushinkai informera dig som medlem och deltagare på aktiviteter om att vi lagrar dina personuppgifter.


Information om IF Lunds Karate Kyokushinkai rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, aktiviteter och tävlingar.

1      Varför och i vilket syfte lagrar vi personuppgifter

Personuppgifter lagrar vi bl.a. för att registrera medlemmarnas deltagande på klubbens olika aktiviteter och för att ge klubbens medlemmar möjlighet till gradering enligt förbundets riktlinjer.

Lagring av personuppgifterna sker även för att klubben ska kunna söka olika typer av bidrag för de aktiviteter som vår ideella barn- och ungdomsförening har möjlighet att söka. I dessa ansökningar behöver IF Lunds Karate Kyokushinkai kunna redogöra för när och vilka som har deltagit på våra olika aktiviteter.

Vi använder också informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med någon eller flera medlemmar i olika sammanhang. Exempel på kontakt kan ske vid utskick av klubbinformation och fakturor, förnyelse av medlemskap, kursinformation till kursdeltagare, olika inbjudningar, utskick av PM till aktiviteter och tävlingar och i samband med resor.

2      När lagrar vi personuppgifter

IF Lunds Karate Kyokushinkai lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, i medlemsregister och vid träning, evenemang samt tävlingar. Lagringen sker oftast i form av anmälningsformulär, t.ex. i digitalt eller i fysisk form, som vanligtvis du själv fyller i. Det kan även ske när vi efterfrågar saknade uppgifter vid en aktivitet. När du lämnar personuppgifter till oss får du godkänna att vi lagrar uppgifterna.

Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på uppgifter som lagras i dokument kan vara protokoll och verksamhetsberättelsen från årsmöten.

Personuppgifter lagras även vid bokningsförfrågningar av klubbens verksamhetslokal och/eller materiel.

3      Vilka personuppgifter lagrar vi

De uppgifter som lagras är de vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, evenemang, tävlingar eller registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi behöver för vårt syfte till lagringen av personuppgifter. De personuppgifter som vi samlar in är de personuppgifter vi lagrar.

4      På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen

Personuppgifter som lämnas i samband med medlemsansökan lagras i ett webbaserat medlemsadministrationsverktyg. Personuppgifter som lämnas i samband med anmälan till aktiviteter lagras i en webbaserad fillagringstjänst och kan även hanteras som fysisk pappersdokumentation under aktivitetens varaktighet. De lagrade uppgifterna nås endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga i den omfattning som krävs för ändamålet. Vid sökande av bidrag anges endast de uppgifter som krävs vid ansökan. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen.

Vi lämnar inte någon information vidare till tredje part utöver det som angivits här ovan, utan använder endast all information inom den egna verksamheten.

5      Hur länge lagrar vi personuppgifter

Vi kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.

6      Fotografering

Vi kommer alltid att fråga om samtycke för att ta fotografier i samband med våra olika aktiviteter. Vi kommer även berätta för deltagarna om i vilket syfte fotografiet kommer att användas. Fotografi som tas i klubbens regi kommer ej att kopplas samman med andra personuppgifter. Informationen kommer således endast att vara generell. Om vi av någon anledning önskar namnge personen på ett fotografi, tillfrågas först personen/personens målsman i fråga om lov. Genom att godkänna dessa villkor, samtycker du till fotografering i enlighet med ovan beskrivande text.